CÁCH ĐƯA RA NHẬN XÉT CHO NHÂN VIÊN HỮU DỤNG VÀ HIỆU QUẢ

(Dịch từ bài viết của tác giả Heidi Zak trên trang Inc.com)

Hiện tại vẫn có nhiều công ty đưa ra nhận xét đánh giá nhân viên theo kiểu truyền thống.

Khi tôi làm việc tại Google vào khoảng năm 2010 – 2012, cứ mỗi 6 tháng chúng tôi phải thực hiện một cuộc đánh giá toàn diện khá tốn công sức. Tôi phải dành hoàn toàn 3 ngày để viết nhận xét về tất cả những người đã từng cộng tác cùng. Và chúng tôi phải làm điều này 2 lần/ năm, và làm hàng năm.

Tôi không biết hiện tại họ có còn thực hiện theo cách này không, nhưng tôi biết rằng đây không phải là cách tốt nhất để đánh giá nhân viên. Các nhận xét không nên đưa ra vào thời điểm 6 tháng sau mà nên được đưa ra kịp lúc.

Dưới đây là những điều cần lưu ý khi thực hiện đánh giá nhân viên định kỳ:

1. Tập trung vào việc đưa ra nhận xét đúng thời điểm.

Không ai có thể nhớ được cụ thể một cuộc họp diễn ra từ 4 tháng trước đây. Họ cũng không thể nhớ được một buổi trao đổi từ 6 tuần trước. Vào thời điểm đánh giá kết quả công việc của các nhân viên, họ đã hoàn toàn quên về những nhận xét bạn đưa ra.

Tuy nhiên, mọi người đều nhớ được cuộc trò chuyện họ vừa có ngày hôm qua, hay đầu tuần. Đó là lý do tại sao việc đưa ra các nhận xét đúng lúc là vô cùng quan trọng. Các nhân viên có thể tiếp nhận ý kiến, học hỏi từ kinh nghiệm và thực hiện các thay đổi kịp thời.

Nếu khi bạn đang ngồi trao đổi với các nhân viên trong buổi đánh giá thường niên, nhưng họ hoàn toàn ngạc nhiên về nội dung cuộc hội thoại thì đây là một vấn đề. Việc có một buổi trò chuyện mà cả 2 phía đều hiểu ý nhau là yếu tố quan trọng để có thể thống nhất chung về các vấn đề tồn tại.

2. Sự tham gia từ cả hai phía.

Để các nhận xét trở nên hữu dụng đòi hỏi sự tham gia từ hai phía. Bạn cần trò chuyện cùng cả người đưa ra đánh giá và người tiếp nhận đánh giá.

Đôi lúc người khác không biết được lý do tại sao bạn không hài lòng về kết quả công việc và có thể mất thời gian để hiểu được điều bạn đang nói. Điều quan trọng là họ cần nhận ra vấn đề, đã suy nghĩ kỹ về điều đó và sẵn sàng tiếp nhận những phản hồi. Đây cũng là cơ hội tốt để các nhân viên có thể đưa ra các biện pháp và thực hiện những thay đổi theo cách của họ. Nhân viên càng đưa ra ý kiến phản hồi những gì bạn nói thì điều này càng có ích cho họ.

3. Luôn thêm ngữ cảnh.

Bạn không nên nói với người khác rằng “Buổi họp hôm nọ bạn làm tốt lắm”

Đây là một lời khen tốt, tuy nhiên bạn nên đưa ra những thông tin cụ thể về những điều họ đã làm tốt. Bạn nên đưa ra các thông tin cụ thể như: “Tôi nghĩ bạn dẫn dắt buổi họp rất tốt. Các thông tin bổ sung được trình bày rõ ràng. Mọi người hiểu và theo dõi đến cùng bài thuyết trình của bạn. Tôi có thể thấy rằng mọi người biết bước tiếp theo cần phải làm gì. Hãy tiếp tục phát huy nhé.”

Quy tắc này cũng áp dụng với những lời nhận xét tiêu cưc. Bạn không thể chỉ nói rằng bạn không thích điều gì đó, bạn phải nói chính xác những điều bạn thấy đang đi lệch hướng. Việc không chỉ rõ ngữ cảnh sẽ khiến người khác không hiểu được cần khắc phục ở điểm nào hay nên làm thể nào để có thể hoàn thành tốt công việc.

4. Cân nhắc thời điểm.

Có sự khác biệt giữa việc đưa ra nhận xét ngay lập tức và nhận xét định kỳ. Điều bạn nên làm là đưa ra nhận xét kịp thời nhất có thể. Tuy nhiên, sẽ có những lúc bạn cần thời gian để đảm bảo sự hiệu quả của những lời nhận xét.

Trước đây tôi thường đưa ra nhận xét ngay cho nhân viên ngay sau các cuộc họp về kết quả công việc của họ. Nhưng sau một thời gian, tôi thấy rằng sẽ tốt hơn cho mọi người nếu như cho bản thân thêm thời gian để suy nghĩ đầy đủ về quá trình. Vì vậy, đôi lúc tôi sẽ hoãn việc đưa ra nhân xét cho tới tuần tiếp theo.

Tuy nhiên tôi cũng không đợi quá lâu để tránh trường hợp mọi người đã quên mất thông tin này. Tôi chỉ đợi khoảng thời gian vừa đủ để bản thân có thể suy nghĩ kỹ về những điều tôi định nói và cách hiệu quả nhất để đưa ra những lời nhận xét này.

5. Xây dựng niềm tin.

Mục đích của việc đưa ra các đánh giá là để giúp bạn phát triển các mối quan hệ. Các mối quan hệ tốt là khi hai phía có thể trao đổi thành thật với nhau.

Khi còn là nhân viên phân tích đầu tư ngân hàng, tôi rất thân thiết với cộng sự của mình. Tôi có thể đựa vào những ý kiến đóng góp của cô ấy về những điểm mình làm sai và cần cải thiện. Tôi không cảm thấy cô ấy đang chỉ trích tôi mà cảm thấy được sự hỗ trợ từ phía đồng nghiệp.

Nếu người nào đó đưa ra những nhận xét hữu ích, thì có nghĩa rằng họ quan tâm đến sự phát triển của bạn.

Nếu bạn muốn đội ngũ của mình phát triển, thì việc xây dựng một quy trình đánh giá kết quả công việc cho công ty là việc thiết yếu. Nếu được xây dựng tốt, nó sẽ giúp tăng cường sự tin tưởng, sự gắn bó và giúp mọi người phát triển khả năng của bản thân.