4 BƯỚC ĐƯA RA GÓP Ý CHO NHÂN VIÊN LÀM VIỆC KHÔNG TỐT

Tính kỷ luật là một trong các yếu tố tạo nên hiệu xuất của công ty, tuy nhiên nhiều nhà quản lý còn gặp nhiều vướng mắc khi phải đối mặt với các nhân viên có kết quả làm việc không tốt. Nếu có thể đưa ra sự góp ý một cách có tính xây dựng và hướng tới tương lai, thì tính kỷ luật này sẽ tạo ra được sự nhất quán, chỉ dẫn và những phản hồi có giá trị cho các nhân viên chính từ những ý kiến của họ.

Các nhà quản lý giỏi thường xử lý tình huống bằng cách trao đổi trực tiếp với các nhân viên làm việc chưa tốt qua các bước sau:

1️⃣️️ Chuẩn bị.

4 câu hỏi dưới đây đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kỳ vọng và đo lường được các chỉ tiêu đó trước buổi trao đổi: 🔹 Nhân viên có hiểu rõ vấn đề mình đang gặp phải không? 🔹 Nhân viên có hiểu rõ về kết quả kỳ vọng của công việc mình đang làm không? 🔹 Nhân viên có hiểu rõ về hậu quả nếu như không đạt được các chỉ tiêu đề ra không? 🔹 Bạn đã thu thập đủ các thông tin theo 5W & 1H (who, what, where, when, why, and how) hay chưa? Câu trả lời của tất cả các câu trên nên là “có” trước khi bắt đầu bước tiếp theo.

2️⃣ Lựa chọn thời gian, địa điểm, và cách thức của buổi trao đổi.

Đừng trì hoãn, cách tốt nhất là tiếp cận và giải quyết vấn đề sớm. Đồng thời, bạn cũng muốn tránh thời điểm mà tâm trạng đang không tốt. Quyết định xem lúc nào là thời điểm thích hợp nhất (khi hết giờ làm việc, hết ca, ngày làm việc cuối của tuần, …), hãy tính toán những ảnh hưởng của buổi thảo luận đến những người tham gia. Về địa điểm, nhiều người thích một địa điểm trung lập, trong khi nhiều người khác muốn nhân viên thoải mái bằng cách đến nơi làm việc của nhân viên (nếu nơi đó đảm bảo tính bảo mật). Dù là lựa chọn nào thì các nhà quản lý cũng nên tôn trọng sự riêng tư của nhân viên.

️️3️⃣ Chỉ dẫn và tư vấn.

Các nhà quản lý giỏi là những người hướng dẫn đặc biệt. Họ xác định vấn đề, đưa ra các thỏa thuận, cùng làm việc để đưa ra các giải pháp chung với sự thống nhất của cả 2 phía. Các nhà quản lý nên chỉ dẫn và tư vấn theo các nguyên tắc sau: 🔹 Thảo luận về kết quả làm việc, chứ không phải về con người 🔹 Giới hạn buổi thảo luận với các thông tin được chứng thực chứ không phải suy đoán. 🔹 Đảm bảo tính khách quan, chuẩn bị các dữ liệu và số liệu làm minh chứng 🔹 Chỉ rõ những công việc cần hoàn thành và cách để đạt được các chỉ tiêu đó 🔹 Lắng nghe và trao đổi 🔹 Chia sẻ trách nhiệm, nếu cần thiết 🔹 Tìm hướng đi tốt hơn. Sử dụng các câu hỏi mở có tính chỉ dẫn để giúp nhân viên xác định hướng đi. 🔹 Tập trung vào các ý tưởng nhân viên đưa ra và khi có thể hãy đưa ra các góp ý để cải thiện hiệu quả làm việc. (Đừng làm nản lòng nhân viên của bạn bằng cách liên tục nói rằng họ đã sai) 🔹 Giữ thể diện cho nhân viên 🔹 Tóm tắt lại những gì đã được trao đổi và thống nhất 🔹 Ghi lại thành văn bản nếu vấn đề trở nên nghiêm trọng 🔹 Tổng kết lại buổi trao đổi bằng một thái độ tự tin về những cải thiện sẽ được thực hiện. Hãy tạo động lực cho họ và sẵn sằng giúp đỡ khi nhân viên gặp khó khăn. 🔹 Theo dõi tiến độ bằng cách đặt ra khoảng thời gian và địa điểm để đánh giá lại.

4️⃣ Đối phó sự từ chối

Nhiều nhân viên từ chối nhận rằng mình đang gặp vấn đề. Các nhà quản lý giỏi khi đối phó với tình huống này cần giữ bình tĩnh và sự khách quan. Họ thường sử dụng tông giọng bình tĩnh và quyết đoán để lặp lại các vấn đề trọng tâm. Điều các nhà quản lý không nên làm đó là xin lỗi và khuyến khích sự phản công

Nguồn: hrdailyadvisor

Dịch: Reeracoen